Tổng quan
Tình hình hoạt động
Số dư quỹ hiện tại
Hàng sắp hết (dưới mức tồn tối thiểu)
Hàng hoá, dịch vụ
Nhập kho
Bán hàng
Sửa chữa
Gia công
Công nợ
Khách hàng còn nợ — bán hàng, sửa chữa, nhận gia công.
Còn nợ nhà cung cấp và bên nhận gia công thuê ngoài.
Sổ quỹ thu chi
Báo cáo doanh thu & lợi nhuận
So sánh tháng này với tháng trước
Top hàng bán chạy
Top khách hàng mua nhiều nhất
Công nợ theo khách hàng (phải thu)
Công nợ theo nhà cung cấp (phải trả)
Khách hàng, nhà cung cấp
Hoá đơn điện tử
Tự động tạo phiếu từ file XML hoá đơn gốc (khuyên dùng — chính xác nhất)
File XML là bản gốc có giá trị pháp lý của hoá đơn điện tử, chứa sẵn đầy đủ chi tiết từng mặt hàng (tên, đơn vị, số lượng, đơn giá, thuế suất) — không phải chỉ tổng tiền như bảng kê Excel. Khi khách hàng/nhà cung cấp gửi email kèm file .xml, chọn thẳng vào đây — có thể chọn nhiều file cùng lúc. App tự đọc, tự nhận diện mua vào/bán ra (theo MST 0317838601), tự tạo mới hàng hoá + đối tác nếu chưa có, tự tạo phiếu Nhập kho/Xuất bán đầy đủ chi tiết — không cần phiếu có sẵn, không cần nhập tay lại.
Sau khi đọc xong, kéo xuống mục "Xem trước & phân loại" bên dưới để rà lại phân loại hàng hoá rồi bấm nhập — dùng chung 1 quy trình với bảng kê BKMV, có thể bổ sung thêm từ bảng kê Excel hoặc PDF/ảnh (mục "Nguồn khác" ở cuối trang) vào cùng 1 đợt nhập nếu cần. File nào lỗi hoặc thiếu dữ liệu sẽ được báo rõ, không làm ảnh hưởng các file khác.
Nguồn khác — ít dùng (khi không có file XML gốc)
Đọc hoá đơn từ file PDF hoặc ảnh chụp Thử nghiệm
Dùng khi không có file XML gốc — chỉ có bản PDF ký số hoặc ảnh chụp hoá đơn giấy. App tự đọc chữ trong file (PDF đọc trực tiếp văn bản — chính xác cao; nếu PDF là ảnh scan hoặc là ảnh chụp thường thì tự chuyển sang nhận dạng chữ OCR — kém chính xác hơn, tuỳ độ nét) rồi tự tìm Số hoá đơn, Ngày lập, MST đối tác, Tổng tiền thanh toán. Bắt buộc rà lại số liệu trước khi xác nhận. Chỉ tạo 1 dòng gộp "hàng hoá/dịch vụ theo hoá đơn" (không tách được từng mặt hàng như XML) — đủ cho doanh thu/công nợ, không dựng được tồn kho chi tiết. Sau khi xác nhận sẽ gộp chung vào danh sách chờ nhập ở trên.
Bổ sung từ bảng kê Excel BKMV/BKBR (nhiều quý) — không bắt buộc nếu đã dùng XML
Dùng khi anh có sẵn file bảng kê mua vào/bán ra dạng đầy đủ (sheet BKBR/BKMV, do kế toán xuất theo quý) — đã có sẵn chi tiết từng mặt hàng, số lượng, đơn giá, thuế suất. Có thể dùng thay thế cho XML (nếu không có sẵn file XML gốc) hoặc bổ sung thêm vào danh sách đã đọc từ XML — mọi nguồn đều gộp chung vào 1 danh sách chờ nhập ở trên. Chọn tất cả các file quý cùng lúc — app sẽ tự gộp và xử lý theo đúng trình tự thời gian.
Đồng bộ số hoá đơn từ bảng kê Excel (cổng thuế)
Vào hoadondientu.gdt.gov.vn → Tra cứu → Tra cứu hoá đơn → chọn HĐĐT bán ra hoặc HĐĐT mua vào → xuất file Excel bảng kê → upload file đó vào đây. App sẽ tự khớp với các phiếu trong hệ thống theo mã số thuế + ngày + tổng tiền, anh xác nhận lại trước khi ghi vào.
Sai số cho phép khi khớp: tổng tiền chênh lệch tối đa 1.000đ, ngày lệch tối đa 5 ngày (để phòng hoá đơn xuất chậm hơn phiếu vài ngày).
Nhập dữ liệu lịch sử (tạo phiếu hàng loạt từ bảng kê Excel)
Dùng cho dữ liệu từ 18/5/2023 đến trước khi dùng app — vì hệ thống chưa có phiếu nào cho giai đoạn này, nên đây là tạo phiếu MỚI (không phải gắn số HĐ vào phiếu có sẵn). Mỗi hoá đơn sẽ tạo 1 phiếu với 1 dòng gộp "hàng hoá/dịch vụ theo hoá đơn" (không tách chi tiết mặt hàng) — đủ để tính đúng doanh thu, chi phí, công nợ. Sau này có file XML gốc của hoá đơn cũ, có thể bổ sung chi tiết mặt hàng thật cho từng phiếu.
Người dùng
Vai trò: Admin (toàn quyền) · Bán hàng · Kỹ thuật · Kế toán.
Đổi mật khẩu của tôi
Cài đặt
Kết nối máy chủ (Cloudflare)
Địa chỉ API đặt duy nhất trong file js/config.js trên GitHub — không còn lưu trong trình duyệt như bản Apps Script (tránh lỗi địa chỉ cũ ghi đè địa chỉ mới).
Xuất toàn bộ dữ liệu ra Excel
Tải về 1 file .xlsx gồm mọi bảng (Hàng hoá, Nhập kho, Xuất bán, Sổ quỹ...), mỗi bảng 1 sheet đúng tên như Google Sheet cũ. Dùng để xem/lọc bằng Excel, gửi kế toán, hoặc làm bản sao lưu định kỳ.
Số dư đầu kỳ Sổ quỹ
Chỉ nhập 1 lần khi bắt đầu dùng Sổ quỹ (số tiền mặt/tài khoản đang có trước đó). Các khoản Thu/Chi về sau tự cộng trừ tiếp từ đây — sửa lại số này bất cứ lúc nào nếu cần đối chiếu lại thực tế.
QR chuyển khoản tự động khớp thanh toán (SePay)
Điền tài khoản ngân hàng để tạo mã QR nhận tiền trên từng phiếu. Khi khách chuyển khoản có ghi đúng mã phiếu trong nội dung, SePay sẽ gọi về hệ thống và tự động đánh dấu đã thanh toán — không cần nhập tay.
Bước tiếp theo (làm 1 lần):
- Đăng ký tài khoản SePay.vn, kết nối với tài khoản ngân hàng công ty.
- Vào SePay > Cấu hình > Webhooks > Thêm webhook mới (hoặc sửa webhook cũ), dán đúng URL bên dưới vào ô "URL", chọn sự kiện "Có tiền vào". URL này trỏ thẳng vào máy chủ Cloudflare mới — không cần Worker trung gian như bản cũ.
- Từ nay khách chuyển khoản đúng nội dung mã phiếu (hiện sẵn ở khung QR trên phiếu) sẽ được tự động ghi nhận.
Kết nối hoá đơn điện tử EasyInvoice
Công ty đang dùng EasyInvoice (SoftDreams). Đồng bộ tự động số hoá đơn cần API key riêng cấp bởi SoftDreams (1900565653 / contact@softdreams.vn). Hiện số hoá đơn được nhập tay tại nút "HĐ" trên từng phiếu (Xuất bán / Sửa chữa / Gia công).